職場溝通耗時嗎？探討會議、聯絡與資訊共享中的「微小低效率」（日本媒體系統調查）

會議、電子郵件、即時通訊與電話等職場溝通方式，是日常業務不可或缺的一環。然而，會議超時、尋找資料耗時、等待確認或核准等看似微小的互動，卻常讓人感受到效率低落。

特別是在工作方式與聯絡管道日益多元的今日，雖然資訊共享變得更容易，但也可能出現「訊息傳達給誰了？」「最新文件在哪裡？」「誰負責什麼事？」等資訊不透明的情況。這些看似微小的麻煩，單一事件雖不構成重大負擔，但累積起來可能影響每日工時與團隊整體生產力。

因此，提供「LiveOn」系列溝通平台的日本媒體系統公司（https://www.jm-s.co.jp/），針對20至69歲的公司職員、公務員、經營者／主管及自營業者共200人進行問卷調查。內容涵蓋職場會議、聯絡與資訊共享中耗時的項目、感到不便或低效率的環節，以及有助於提升效率的機制與功能。

本調查希望能幫助企業重新檢視日常溝通中潛藏的微小低效率，為會議、聯絡與資訊共享提供更順暢的改善方向。

目錄

調查1：會議、聯絡與資訊共享中，最耗費時間的項目為何？

調查2：職場溝通中感到不便或效率低落的狀況為何？

調查3：有助於提升溝通效率的機制或功能為何？

總結：提升職場溝通效率的關鍵在於「易搜尋」與「易共享」

Q1. 在職場會議、聯絡或資訊共享中，您覺得最耗費時間的是什麼？

具體項目中，最多人回答的是「參與與準備會議或討論」，佔14.5%（29人）。除了實際參與會議的時間外，包含會前資料確認、議題整理等準備工作，讓人感覺實際耗費的工時超出預期。會議雖是決策與資訊共享的必要環節，但若次數過多或目的不明，反而容易壓縮日常業務時間。

其次為「確認與回覆郵件、即時訊息、電話等」，佔12.0%（24人）；「尋找必要文件或過往往來紀錄」佔11.5%（23人）。雖然聯絡方式與共享方法增加，讓取得資訊更便利，但同時也需花時間在多個工具或紀錄中逐一確認，增加作業負擔。

此外，「會議前後的作業，如日程調整、會議記錄撰寫」佔10.0%（20人）；「等待對方回覆、確認或核准」佔7.5%（15人）。可見除了會議本身，前後的細部協調、記錄工作，以及等待相關人員回應等周邊事務，也佔去不少時間。

另外，「重複傳達相同內容，或確認與修正認知落差」佔4.5%（9人），顯示為彌補傳達錯誤或認知偏差所進行的溝通，也需耗費一定心力。

另一方面，整體最多人回答的選項是「並未特別感到耗時」或「符合情境較少」，佔40.0%（80人）。

雖有一定比例的人不覺得溝通負擔沉重，但從其他選項可見，日常業務中頻繁出現的小型互動與確認作業，確實正逐步消耗時間。

Q2. 在職場會議、聯絡與資訊共享方面，您覺得有哪些不便或效率低落的情況？（可複選，註1）

註1：本題為複選題，但最多僅能選三項，以更明確掌握痛點。

最多人回答的是「會議或討論比預定時間更長」，佔21.5%（43人）。會議雖是資訊共享與決策的必要時間，但若超時，容易影響後續工作。議題過於發散或結論耗時難產，可能讓人感覺原本該進行的作業時間被壓縮。

其次，「會議或討論次數過多」與「聯絡、報告、資訊共享的規則未統一」皆佔15.0%（30人）。即使單次會議時間短，但若次數頻繁，加上準備與後續確認作業，整體負擔仍可能加重。此外，若報告方式或共享規則因人或部門而異，容易導致不知該在哪裡共享資訊，增加確認成本。

再者，「誰該在何時完成何事容易模糊」佔14.0%（28人）；「對方回覆、確認或核准耗時」佔13.5%（27人）。若負責人與期限不明確，可能需事後重新確認，甚至導致作業停滯。等待確認或核准的時間，也常阻礙自身工作的推進。

其他項目包含「會議目的或議題不明確就開始」與「郵件、電話、即時通訊等聯絡方式分散」皆佔13.0%（26人）；「會議或討論的日程調整耗時」與「需透過多人或多重管道重複傳達相同內容」皆佔12.5%（25人）。可見會前準備不足、聯絡工具分散、重複共享等微小低效率，正持續累積於日常業務中。

此外，「不清楚必要文件或最新資訊在哪裡」佔11.0%（22人）；「訊息與通知過多，難以辨識重要聯絡」佔9.5%（19人）；「難以確認會議決議或過往往來內容」佔8.5%（17人）。資訊量增加雖帶來便利，但也衍生出搜尋資料與辨識關鍵訊息的額外負擔。

最後，「線上會議或遠距環境中難以共享資訊」與「其他」皆佔3.5%（7人）。

Q3. 為提升職場會議、聯絡與資訊共享的效率，您認為哪些機制或功能會有幫助？（可複選，註2）

註2：本題為複選題，但最多僅能選三項，以更明確掌握需求功能。

具體機制或功能中，最多人選擇「能輕鬆搜尋過往訊息與文件」，佔18.0%（36人）。隨著會議與溝通內容增加，事後查找資訊的需求也隨之上升。若能快速找到過往對話與文件，將有助於減少確認作業的時間。

其次，「能將會議決議與待辦事項轉為任務管理」佔14.5%（29人）；「於單一服務內整合即時通訊、線上會議與檔案共享」佔14.0%（28人）。隨著