knewit「Newit Order Management」AI OCR重大升級：從訂單與報價單讀取到核心系統登錄全程自動化，以最佳資料品質與格式實現接單與報價作業全面自動化

knewit股份有限公司（總部：東京都千代田區，代表董事：小川直哉，以下簡稱本公司）已大幅升級其訂單管理產品「Newit Order Management」所搭載的AI OCR功能，並開始針對製造、物流與貿易等產業展開全面推廣。

此功能不僅僅是讀取文件，還能自動接收訂單與報價請求單，將因客戶而異的文件格式依照公司內部管理規則進行標準化，並自動登錄至核心資料庫。根據系統設計，甚至可提前數位化後續流程所需資訊。此舉為接單現場長期面臨的判斷經驗依賴、轉錄錯誤及人才招募等課題，提供了實際可行的解決方案。

推出背景：訂單處理仍高度依賴人工經驗

接單現場存在多項根深蒂固的問題。收到的文件究竟是訂單還是報價請求？對方是既有客戶或新客戶？此類判斷幾乎完全仰賴承辦人員的個人經驗。文件格式因客戶、負責人、商品而異，產業中並無統一標準。即使意義相同，表達方式也可能不同；同一商品在公司內部與客戶端的管理料號或名稱也常不一致。

紙本或PDF文件的手動輸入作業耗時費力，過程中容易產生轉錄錯誤，還需反覆雙重確認。若判斷的專業知識集中在特定人員身上，將導致人才招募與培訓困難。生成式AI問世後，各界對運用AI OCR提升接單效率的關注度正源於此背景。

本功能可實現的內容

Newit Order Management的AI OCR功能，沿著接單流程執行三大主要處理：

文件類型自動分類

AI自動判別收到的文件是訂單或報價單，以及客戶為新客戶或既有客戶等文件類別。

自動轉換為公司內部規則與格式

將不同客戶的表達方式、商品名稱與規格，轉換為公司內部的管理術語與代碼。

資料庫自動登錄

將讀取並整理後的內容，自動匯入Newit Order Management資料庫的對應欄位。

此外，AI還能根據客戶的慣例與過往交易紀錄，補足文件上未記載的規格代碼或單位等資訊。客戶專屬的判斷規則，由本公司顧問根據產業特性設計，並於實際運作中持續調整優化。

顧問協同作業，實現企業個別化讀取設計

系統具備將人工確認結果反饋至學習機制的功能，因此透過人員執行最終確認，可讓AI避免重複相同錯誤，持續進化提升準確度。

與其他AI OCR的差異

AI OCR是眾多企業積極投入的領域。Newit Order Management的AI OCR特色在於，並非將OCR作為獨立服務提供，而是以提升整體接單作業效率為目標，將其深度整合至業務流程中。

不僅僅是「現場讀取必要欄位即結束」，AI還能根據客戶的作業慣例與過往交易脈絡，補足訂單上未記載的資訊（例如付款方式等）並加以判斷。此外，不僅涵蓋接單處理後立即需要的資料，更能提前數位化後續流程所需資訊，減少輸入、確認與交接時的反覆作業，使整體業務流暢串接。

因此，以AI OCR為起點，可一貫設計「讀取→判斷→補足→登錄」的完整流程，不僅限於文件處理，更能推動整體接單作業的重新設計（再工程），促進去人為依賴化與標準化。

不只是「讀取即結束」，而是串聯讀取後的整個接單流程。Newit Order Management的AI OCR，是將文件處理「業務系統化」的AI。

本服務透過結合以下三層特性，實現企業業務的全面自動化：

觀點

一般AI OCR

Newit Order Management的AI OCR

核心價值

僅至引擎讀取階段

接單作業全程自動化 （讀取→轉換→登錄）

提供範圍

至文件文字數位化為止

核心資料登錄與後續接單處理

企業個別對應

以通用引擎為主的集中式對應

顧問為每家企業設計判斷邏輯的提示工程

本功能的優勢

將接單處理的判斷交由AI執行，可建立不依賴特定人員的體制。減少轉錄錯誤，提升對客戶的服務品質穩定性。日常轉錄與輸入作業負擔減輕，即使人力有限也能順利處理業務。此外，此功能作為既有接單產品的一部分運作，無需從零開始建置新系統。

未來展望

本公司將持續擴大可讀取的文件類型，並提升對多樣化文件格式的支援廣度。藉此，進一步推動製造、物流、貿易等各產業接單作業的數位轉型。

關於knewit股份有限公司

本公司為一間致力於「供應鏈再工程（SCR，Supply Chain Re-engineering）®」領域的初創企業，挑戰複雜供應鏈的變革。提供供應鏈重構的實作支援服務，以及推動供應鏈與物流產業DX化的產品「Newit」作為解決方案。