監査に強い組織へ。保険代理店が「証跡管理」の体制整備を本格化。

監査に強い組織へ。保険代理店が「証跡管理」の体制整備を本格化。

企業データとAIの利活用カンパニー、AIデータ株式会社の子会社であるリーガルデータ株式会社は、大阪府を拠点とする総合保険代理店・株式会社ベターサポートにおける、簡易フォレンジックツール「EASY Forensics」の導入事例を公開いたしました。

本事例は、保険会社による代理店監査の厳格化が進む中、「説明できる管理体制」を先手で整備した保険代理店の取り組みとして注目されています。

### 導入の背景：保険代理店に求められる情報管理体制の変化 近年、保険業界全体でコンプライアンス意識の高まりと監督指針の厳格化が進んでいます。保険会社による代理店監査の頻度・深度はいっそう増しており、代理店には「証跡を残す」「監査時に説明できる」体制の整備が、これまで以上に強く求められています。

こうした環境変化は大規模代理店に限った話ではありません。規模を問わず、情報管理・業務フローの可視化と標準化への対応が、代理店経営の安定性を左右する時代になっています。

### 課題：ルールはあっても「運用できる仕組み」がなかった 株式会社ベターサポートでは、監査対応や情報管理の重要性を認識しながらも、以下のような課題を抱えていました。

- 監査時に客観的な証跡を提示できる体制が整っていない - 顧客情報の管理が担当者任せになっており、組織的な統制が難しい - 業務フローが属人化しており、再現性・一貫性に課題がある

ポイントは、ルールを作るだけでなく、実際に運用できる仕組みにすることでした。

### 取り組み：「証跡を残す」から「証跡で証明できる」体制へ リーガルデータの「EASY Forensics」を活用し、以下の3点を柱とした情報管理体制を整備しました。

1. 証跡管理の信頼性強化（改ざん防止） ハッシュ値の自動生成による改ざん検知を導入。データの保全時点を固定し、「取得時点から変更されていない」ことを客観的に示せる環境を構築しました。

2. 顧客情報管理の組織化 ローカル完結型の運用により情報流出リスクを低減。保全手順の標準化と管理プロセスの明文化によって、担当者任せにしない組織的な管理体制へ移行しました。

3. 再現性のある業務フローの確立 証拠保全手順のマニュアル化とレポート自動生成により、誰が対応しても同一品質の対応が可能な体制を実現。監査の際に「手続き」と「その証拠」をセットで提示できる状態を整えました。

### 導入の効果 EASY Forensics導入後、以下の効果が確認されています。

- 証跡管理の信頼性が向上し、監査時の説明対応がスムーズに - 業務フローの標準化が進み、属人化から脱却 - 監査対応にかかる工数・コストを削減 - 体制整備により、社内外の信頼感・安心感が向上

### 今後の展望 リーガルデータ株式会社は、保険代理店をはじめとする中小企業・士業に向けて「EASY Forensics」の展開を続け、情報管理体制の整備と内部統制の強化を支援してまいります。

監査対応を「負担」から「経営の強み」へと転換する取り組みを、今後も幅広く後押ししてまいります。