【調查報告】現有客戶100%已使用或希望使用AI進行文件製作

我們針對現有客戶進行了「運用AI進行文件製作之相關調查」。

調查結果顯示，所有受訪企業均表示「已在文件製作中使用AI」或「若有可能，希望使用AI」。

本次調查探討了企業在製作營業資料、提案書、內部報告、研討會資料、行銷文件等文件時，對AI的使用現況與未來使用意願。

調查結果摘要

文件製作中已使用或希望使用AI的企業達100%

調查結果顯示，全部10家受訪企業皆回答：

・已使用AI 或 ・若有可能，希望使用AI

儘管此為針對現有客戶的小規模調查，但仍清楚顯示，所有受訪企業均高度關注如何運用AI提升文件製作的效率與品質。

背景：文件製作的業務負擔

企業日常運作中，需經常製作各類文件。

主要文件類型包括：

・營業資料 ・客戶提案書 ・內部會議資料 ・行銷報告 ・徵才說明資料 ・研討會與教育訓練資料 ・事業計畫書 ・手冊與作業流程書

然而，在實際文件製作過程中，仍存在以下課題：

・構思文件架構耗時 ・資訊整理與摘要需投入大量工時 ・不同負責人所製作的文件品質參差不齊 ・過往文件的再利用與更新不易落實 ・設計與文字表現常因時間不足而被忽略

基於上述背景，企業越來越重視運用AI優化文件製作的初期流程，使負責人員能更專注於內容審查與策略決策。

文件製作中可預期的AI應用

在文件製作流程中，可於以下階段運用AI：

・文件整體架構提案 ・長篇內容摘要 ・標題與見出語建議 ・文章校對與語句潤飾 ・依溝通對象調整表述方式 ・會議紀錄與調查結果整理 ・提取圖表與圖解所需資訊 ・根據既有文件提出更新建議

透過AI應用，可減輕從零開始製作文件的負擔，使人員更能專注於最終內容確認與策略判斷。

BOTANICO的觀察

本次調查結果顯示，企業並非僅將AI視為文字生成工具，而是期待其能協助達成：

・縮短文件製作時間 ・提升資訊整理效率 ・穩定文件架構品質 ・輔助創意發想 ・強化對內外溝通傳達力

然而，AI所產出的內容仍需人工進行事實查核、融入企業獨特觀點，並調整品牌語調。

因此，未來的文件製作模式，將以「AI負責草稿、整理與效率化」搭配「人工負責確認、編輯與決策」的協作體制為關鍵。

BOTANICO的具體行動

BOTANICO針對AI文件製作與業務效率化，提供以下支援：

・營業資料與提案書的架構設計支援 ・行銷報告製作 ・研討會與教育訓練資料製作支援 ・運用AI進行文字整理與摘要 ・文件製作流程標準化 ・生成式AI使用研修 ・文件製作業務內製化支援

未來，我們將持續結合AI與人類智慧，協助企業提升文件製作的效率與品質。