出張経費規定額が実態と乖離、コンカーが『令和の出張ガイドブック』を公開

出張・経費管理クラウドのリーダーである株式会社コンカーは、株式会社日本旅行コーポレートソリューションズ監修のもと、企業の出張管理に潜む課題と見直しのポイントをまとめた『令和の出張ガイドブック』を公開しました。

本ガイドブックは、経理部門だけでなく、人事・購買・総務など出張管理に関わる部門、ならびに実際に出張を行う従業員が、出張に関する課題を自分ごととして捉え、出張規定の整備、手配・精算業務の効率化、安全管理体制の強化など、より良い出張環境づくりに取り組むための実践ガイドです。

『令和の出張ガイドブック』作成にあたって

インバウンド需要の拡大、円安、宿泊費・交通費の高騰、安全配慮義務への対応、AI・DX活用の加速など、企業の出張管理を取り巻く環境は大きく変化しています。一方で、出張規定や手配・精算の運用、安全管理体制は、従来のまま放置されているケースも少なくありません。

コンカーが出張者・出張管理者の合計600名を対象に実施した独自調査では、62.2%の企業でコロナ前より出張が増加していることが明らかになりました。しかし、円安やインバウンド需要の高まりを背景に宿泊費が上昇し、76.2%が「会社規定の金額では出張費をカバーできない」と回答。さらに、47.7%は会社のルールに沿わない形で出張手配を行っている実態が浮き彫りになりました。

その他には、出張者への安全配慮義務が企業に求められているにも関わらず、リスク教育・研修を導入している企業は半数以下の46%にとどまっていることも明らかになりました。また、出張管理へのAI活用は85%が望んでおり、『人間がやらなくていい事務作業を、AIで自動化したい』と考えている出張者・出張管理者が多いことも判明しました。

こうした状況をそのままにしておくことは、企業にとってガバナンスリスク、法的リスク、コスト損失につながる可能性があります。このような背景を踏まえ、コンカーは、企業の出張管理における課題解決を支援すべく、『令和の出張ガイドブック』を作成しました。本ガイドブックでは、コンカーの独自調査データと日本旅行の実務知見をもとに、企業が今取り組むべき出張管理の見直しポイントを解説しています。

＜こんな方におすすめ＞

経理・人事・購買・総務など、出張管理に関わる部門の方 - 既存の出張規定が、現在の旅費・宿泊費水準に合っているか不安 - 出張者の安全管理や緊急時対応に課題を感じている - 出張コストや利用実態を可視化したい - 出張者のモチベーションを上げる、新しい出張スタイルを検討したい

実際に出張する従業員の方 - 出張の事前申請や経費精算に手間を感じている - 現在の出張規定が実態に合っていないと感じている - 安心して出張できるルールやサポート体制を求めている - AIやデジタルツールを活用し、出張手配・申請・精算を効率化したい

＜令和の出張ガイドブックのポイント＞

1. 76%が「出張経費規定額では足りない」と回答。出張ルールを現状に合わせて点検 コンカーの独自調査で見えた出張者・管理者の声をもとに、市況変化に対応できていない出張限度額、コストの不透明化など、“古い出張ルール”に潜む落とし穴を明らかにし、どの様にアップデートしていくべきか、出張を「コスト」から「競争力」に変えるロードマップを提示しています。

2. リスク教育を導入している企業は半数以下。「何かあったら連絡して」はリスク管理ではない 出張中のトラブルは、起きてから対応すればそれでよいというものではない。自然災害、海外での治安不安など、出張者を取り巻くリスクは多様化している。本ガイドでは、緊急時の連絡体制、安否確認、ISO31030対応、出張者教育など、企業が“事後対応”に追われないために整えておくべきリスク管理の考え方を紹介し、安全配慮義務を「なんとなく対応」から「事前に備える仕組み」へ変える視点を提示しています。

3. 85%が出張管理へのAI活用を希望。AI・DX活用の第一歩を整理 出張手配や精算、規定チェックなど、これまで人の判断に頼ってきた業務にも、AI、DX活用の余地が広がっている。本ガイドでは、出張者の迷いや管理者の確認工数を減らし、出張管理をよりスマートにするためのAI・DX活用の可能性を紹介しています。

4. 70%が出張は「働くモチベーション向上につながる」と回答。新しい出張体験への対応に向けて 社員にとっての出張は、ただ移動して業務をこなすだけのものではなく、現地でしか得られない機会を含んでいる。