Paintnote推出可根據行程數據自動生成報告書與公告的「Saposuke表單管理」

提供專為現場工作設計的行程管理雲端服務「Saposuke」的Paintnote株式會社（總部：東京都品川區，代表取締役：藤井友輝），於2026年4月24日起開始提供新服務「Saposuke 表單管理」，該服務可根據Saposuke中的行程與案件數據，自動生成符合總承包商、客戶或自家公司指定的Excel格式的報告書與公告等表單。

Saposuke表單管理將行程管理中累積的數據直接運用於表單建立，從根本上解決了重複輸入相同資訊的轉錄和重複輸入問題。

開發背景

在以大樓維護、建築、工程、居家護理/照護等現場工作為主要業務的行業中，行程管理是一項高優先級的業務。在這些行業中，當收到訂單或定期合約產生工作計畫時，必須先將其登錄為行程，然後在考慮員工技能和休假情況的同時進行調整與共享。

然而，在確定現場行程後，就會產生製作報告書和公告的業務。儘管「現場名稱、日期、時間、作業人員、作業內容」等資訊在行程管理時就已經輸入過，但為了製作報告書，仍需將相同的資訊再次手動轉錄到Excel中。

根據Paintnote對導入企業進行的訪談，發現許多企業實際上仍以手動方式將行程數據轉錄至Excel以製作報告書或請款單。此外，也確認到部分企業每月需手動輸入200筆以上的案件數據來製作請款單用Excel，或者在製作公告時，每人需要耗費10天以上的工時。

「Saposuke表單管理」的三大特色

1. 在表單已填寫6至7成行程資訊的狀態下開始製作 Saposuke表單管理最大的優勢在於能將行程管理的數據直接運用於表單中。「現場名稱、日期、時間、作業人員、作業內容」等行程上的資訊會自動對應到表單的相應儲存格中。由於表單所需資訊的6至7成已經填寫完畢，因此即使報告書的製作數量增加，輸入負擔也不會成正比增加。

在其他報告書製作服務中，報告書通常是獨立存在的，有時無法與行程管理工具進行資訊連動。然而，正因為Saposuke將行程管理和表單製作連接在同一個服務上，才實現了這種零轉錄的體驗。

2. 可直接使用自家公司或總承包商指定的Excel格式 可以直接上傳總承包商或客戶指定的Excel格式，或是自家公司的專屬範本，並將其註冊為範本。客戶也可以自由設定要將Saposuke的哪些資訊對應到Excel的哪個儲存格。

格式變更或新增也可以由客戶自行完成，無需委託供應商，從而在不中斷業務的情況下順利運作。

3. 從行程管理到表單製作，一氣呵成 過去，工具是按業務分開的，例如「Saposuke用於行程管理，Excel用於報告書，LINE用於分享照片」。透過Saposuke表單管理，從建立行程到輸出報告書和公告，都可以在單一服務上完成。資訊不再分散，也消除了遺漏輸入或轉錄錯誤的風險。

應用場景與預期導入效益

Saposuke表單管理的具體應用場景如下：

• 給總承包商或客戶的作業報告書：將與行程相關的作業內容、負責人、日期時間、照片自動對應到指定格式中，並可以Excel格式輸出。 • 作業通知書、公告：根據物件資訊和作業預定，自動生成要張貼在大樓、公寓或商業設施的通知，大幅減少每月需製作數百份公告的企業工時。 • 業務日報、月報：根據行程數據自動彙整每日的工作實績，並輸出為日報或月報。 • 請款數據的製作：將各案件、各客戶的工作實績一次性以Excel輸出，並將其作為製作請款單的基礎數據。

關於傳統業務流程與導入Saposuke表單管理後的變化如上圖所示。相較於過去行程、照片和表單分散的運作方式，本服務將所有資訊集中管理，從而實現了輸入錯誤和作業工時的大幅減少（見圖）。

服務概要

服務名稱：Saposuke表單管理 開始提供日：2026年4月24日 適用行業：大樓維護、建築、工程、居家護理/照護、保全、房屋清潔等 主要功能：Excel範本之上傳與註冊、儲存格層級的對應