仕事上のコミュニケーションで時間を取られることは？会議・連絡・情報共有の「小さな非効率」を調査(ジャパンメディアシステム調べ)

会議やメール、チャット、電話など、仕事上のコミュニケーションは日々の業務に欠かせないものです。一方で、会議が予定より長引いたり、必要な情報を探すのに時間がかかったり、確認や承認を待つ時間が発生したりと、何気ないやり取りの中に小さな非効率を感じる場面も少なくありません。

特に、働き方や連絡手段が多様化した今は、情報を共有しやすくなった一方で、どこに何を伝えたのか、最新の資料はどこにあるのか、誰が何を対応するのかが分かりにくくなることもあります。こうした小さな手間は、一つひとつは大きな負担に見えなくても、積み重なることで日々の業務時間やチーム全体の生産性に影響する可能性があります。

そこで、コミュニケーションプラットフォーム「LiveOn」シリーズを提供するジャパンメディアシステム株式会社（https://www.jm-s.co.jp/）は、20～69歳の会社員、公務員、経営者・役員、自営業の人200名を対象にアンケートを実施しました。仕事上の会議・連絡・情報共有で時間を取られていること、不便や非効率を感じる場面、効率化のためにあると便利だと思う仕組みや機能について調査しています。

本調査が、日々の業務コミュニケーションに潜む小さな非効率を見直し、会議や連絡、情報共有をよりスムーズに進めるためのヒントとなれば幸いです。

目次

調査1 ：会議・連絡・情報共有で時間を取られていると感じること

調査2 ：会議・連絡・情報共有について不便や非効率を感じること

調査3 ：会議・連絡・情報共有を効率よく行うためにあると便利だと思う仕組みや機能

まとめ：仕事のコミュニケーション効率化には「探しやすさ」と「共有しやすさ」が重要

Q1．仕事上の会議・連絡・情報共有で、最も時間を取られていると感じることは何ですか。

具体的な項目の中で最も多かった回答は、「会議や打ち合わせへの参加・準備」の14.5%（29人）でした。会議そのものに参加する時間に加え、事前の資料確認や議題の整理なども含めると、想像以上に業務時間を使っていると感じる人がいるようです。会議は意思決定や情報共有に欠かせない一方で、頻度や目的が曖昧になると、日常業務を圧迫する要因にもなりやすいと考えられます。

次いで、「メール・チャット・電話などの確認・返信」が12.0%（24人）、「必要な資料や過去のやり取りを探すこと」が11.5%（23人）となりました。連絡手段や情報共有の方法が増えたことで、必要な情報にすぐアクセスできる便利さがある一方、複数のツールや履歴を確認する手間も増えていると考えられます。

また、「日程調整・議事録作成など、会議前後の作業」は10.0%（20人）、「相手からの返信・確認・承認を待つこと」は7.5%（15人）でした。会議そのものだけでなく、その前後に発生する細かな調整や記録作業、関係者からの返答待ちといった周辺業務にも、少なくない時間が取られていることが分かります。

さらに、「同じ内容の共有や、認識違いの確認・修正」は4.5%（9人）となっており、情報の伝達ミスや認識のずれを埋めるためのやり取りにも一定の手間がかかっているようです。

一方で、全体で最も多かった回答は「特に時間を取られていると感じることはない・該当する場面が少ない」の40.0%（80人）でした。

会議や連絡、情報共有に関する負担を強く感じていない人も一定数いるものの、それ以外の回答を見ると、日々の業務の中で発生する小さなやり取りや確認作業が、少しずつ時間を取っている実態がうかがえます。

Q2．仕事上の会議・連絡・情報共有について、不便や非効率を感じることは何ですか。（複数回答可：注1）

注1：本設問は複数選択式ですが選択肢は3つまでに制限しています。これにより、会議・連絡・情報共有について不便や非効率を感じることをより明確に把握できるようにしています。

最も多かった回答は、「会議や打ち合わせが予定より長くなる」の21.5%（43人）でした。会議や打ち合わせは情報共有や意思決定に必要な時間ですが、予定より長引くと、その後の業務に影響が出やすくなります。議題が広がりすぎたり、結論が出るまでに時間がかかったりすることで、本来進めるはずだった作業時間が圧迫されていると感じる人もいるでしょう。

次いで、「会議や打ち合わせの回数が多い」と「連絡・報告・情報共有のルールが統一されていない」がいずれも15.0%（30人）となりました。会議の回数が多いと、1回あたりの時間は短くても、準備や前後の確認作業を含めて負担が大きくなりがちです。また、報告方法や共有ルールが人や部署によって異なると、どこに何を共有すべきか迷いやすく、確認の手間も増えやすいと考えられます。

さらに、「誰が何をいつまでに対応するのか曖昧になりやすい」が14.0%（28人）、「相手からの返信や確認・承認に時間がかかる」が13.5%（27人）でした。担当者や期限がはっきりしないままだと、後から確認し直す必要が出たり、対応が止まったりすることがあります。確認や承認を待つ時間も、自分の作業を次に進めにくくする要因になっているようです。

そのほか、「会議の目的や議題が曖昧なまま始まる」と「メール・電話・チャットなど、連絡手段が分散している」はいずれも13.0%（26人）、「会議や打ち合わせの日程調整に時間がかかる」と「同じ内容を複数の人や連絡手段で伝える必要がある」はいずれも12.5%（25人）でした。会議前の準備不足や連絡手段のばらつき、同じ内容を何度も共有する手間など、小さな非効率が日常業務の中で積み重なっていることがうかがえます。

また、「必要な資料や最新の情報がどこにあるか分からない」は11.0%（22人）、「メッセージや通知が多く、重要な連絡を見つけにくい」は9.5%（19人）、「会議で決まったことや過去のやり取りを確認しにくい」は8.5%（17人）でした。情報量が増えたことで便利になった一方、必要な情報を探したり、重要な連絡を見分けたりする手間も発生しているようです。

なお、「オンライン会議やリモート環境で情報共有しにくい」と「その他」は、いずれも3.5%（7人）でした。

Q3．仕事上の会議・連絡・情報共有を効率よく行うために、どのような仕組みや機能があると便利だと思いますか。（複数回答可：注2）

注2：本設問は複数選択式ですが選択肢は3つまでに制限しています。これにより、効率よく行うためにあると便利だと思う仕組みや機能をより明確に把握できるようにしています。

具体的な仕組みや機能の中で最も多かった回答は、「過去のメッセージや資料を簡単に検索できる」の18.0%（36人）でした。会議や連絡の内容が増えるほど、あとから必要な情報を探す場面も多くなります。過去のやり取りや資料をすぐに見つけられる機能があれば、確認作業にかかる時間を減らしやすいと考えられます。

次いで、「会議で決まったことや対応事項をタスクとして管理できる」が14.5%（29人）、「チャット・オンライン会議・ファイル共有を一つのサービスで利用できる」が14.0%（28人）となりました。会