紙帳票のデータ化・AI-OCRツール×入力支援ツールで学生支援での活用まで一貫支援

ハーモニープラス株式会社（本社：東京都千代田区）は、拓殖大学様における紙帳票のデータ化業務において、AI-OCRツールによる手書き文字の読み取りと、実際の業務に合わせて構築した入力支援ツールを組み合わせたデータ化支援を実施しました。

今回の取り組みで重視したのは、紙に記載された情報を単にデータへ変換することではありません。

「何をデータ化するのか」「データ化した情報をその後どのように活用するのか」までを大学と確認したうえで、実際の業務に適したデータ化の仕組みを構築し、その後の学生支援業務で活用できる状態へつなげることを目的としています。

データ化において、AI-OCRツールなどの汎用ツールを導入するだけで、業務がそのまま効率化されるわけではありません。実際の業務では、帳票の形式や記載方法、大学独自の入力ルール、確認方法、求められる精度などがそれぞれ異なるため、現場や業務に合わせた細かな調整が必要となります。ハーモニープラスでは、ツールを導入すること自体を目的とせず、実際の業務で使える仕組みとして定着させ、その後のデータ活用につなげることを重視しています。

まず一部の紙帳票を対象にトライアルを実施し、必要なデータ項目や入力ルール、AI-OCRツールの読み取り状況、作業上の課題を確認。その結果を踏まえて入力支援ツールや業務フローを改善し、本番へ段階的に展開しました。

トライアルと本番を合わせ、計8,775件の紙帳票のデータ化に対応しています。

大学に残る「紙」を、活用できる「データ」へ

大学ではDXやデータ活用が進む一方、学生支援をはじめとするさまざまな業務に、紙帳票や手書き情報が残されています。

こうした情報をシステム上で活用するためには、まず紙に記載された情報を正確なデータへ変換する必要があります。

一方、手書き帳票には、

・文字の癖や筆圧などにより、AI-OCRツールでも正確に読み取れない場合がある

・帳票ごとに記載方法や表記が異なる

・判読が難しい項目について、人による確認が必要となる

・大量のデータを入力・チェックするために多くの工数がかかる

・データ化したものの、その後の業務で十分に活用されない

といった課題があります。

また、汎用のツールを導入しただけでは、こうした課題をすべて解決できるとは限りません。どの項目を読み取るのか、読み取れなかった情報をどのように補完するのか、誰がどのタイミングで確認するのかなど、実際の現場業務とのすり合わせが重要となります。

そのためハーモニープラスでは、AI-OCRツールによる読み取りや入力作業だけを切り出して考えるのではなく、「データ化前の業務整理」から「データ化後の活用」までを一つの業務プロセスとして設計することを重視しています。

必要なのはAI-OCRツールや入力支援ツールを導入することではなく、それらを手段として、大学の業務そのものをより効率的で活用しやすい形へ変えていくことです。

まずトライアルから。本番前に「何を・どう活用するか」を整理

今回の取り組みでは、いきなりすべての帳票を対象とした本番業務から開始するのではなく、まず一部の紙帳票を対象にトライアルを実施しました。

トライアルを通じて、大学側と以下の内容を確認しました。

・どの項目をデータ化する必要があるか

・データ化した情報を、その後どのように活用するか

・AI-OCRツールでどこまで読み取ることができるか

・人による確認・補完が必要となる箇所はどこか

・入力・チェック工程のどこに負荷がかかるか

・本番に向けて、どのような入力ルールや仕組みが必要か

その結果をもとに、AI-OCRツールの活用方法や入力ルール、入力支援ツールを改善したうえで本番へ展開しました。

「まず小さく試し、実際の業務や活用目的を確認してから本番へ広げる」ことで、最初から大規模な仕組みやコストを前提とせず、必要なものを見極めながら段階的に業務を最適化できる進め方としています。

トライアルは、単にテスト的に実施して終わりということではありません。「この業務ではどこまでツールに任せるのか」「どの部分を人が確認するのか」「現場で無理なく運用するためには何を調整すべきか」までを確認し、本番運用へつなげるためのプロセスとして位置づけています。

「データ化して終わり」にせず、学生支援で活用できる状態へ

今回の取り組みでハーモニープラスが目指したのは、8,775件の紙帳票をデータへ変換することそのものではありません。

データ化された情報は、その後の大学業務で活用されて初めて価値を持ちます。

そのため、今回の支援では、

紙帳票の整理

↓

データ化する項目・活用目的の確認

↓

AI-OCRツールによる読み取り

↓

人によるチェック・品質管理

↓

データ化

↓

学生支援情報を管理するシステム等での活用

までを一連の流れとして捉えています。

ハーモニープラスは大学向けシステムの提供も行っているため、紙帳票の入力作業だけでなく、その情報をどのようにシステムへつなぎ、今後の学生支援業務で活用していくかまでを見据えて支援できることが特徴です。

大学業務の「BPaaS」へ

ハーモニープラスでは、大学向けシステムを提供するだけではなく、大学職員が担っている業務そのものを受託し、AI・システム・ツール・人を組み合わせながら業務を改善するBPaaS（Business Process as a Service）の取り組みを進めています。

今回の事例で得られた、

・トライアルによる業務要件・活用目的の整理

・AI-OCRツールを活用した紙帳票のデータ化

・業務ルールに合わせた入力支援ツールの構築

・入力・チェック工程の標準化

・実際の作業者の声を踏まえた継続的なツール改善

・汎用ツールを大学ごとの業務・運用に合わせて調整し、実際の現場で利用できる仕組みへ落とし込み

・データ化後のシステム活用を見据えた業務設計

といったノウハウを、今後の大学業務支援にも展開してまいります。

単純に人手を提供して既存業務をそのまま代行するのではなく、

「業務を受託するからこそ、実際の業務を理解し、その業務そのものをより効率的な形へ変えていく」

ことを目指しています。

汎用ツールを導入するだけでは、大学ごとに異なる業務や現場の課題を解決できないことがあります。ハーモニープラスでは、ツールありきではなく業務・目的を起点として、大学ごとの運用に合わせてツールと人の役割を調整し、実際に業務改善につながる形まで支援します。

このような課題をお持ちの大学様へ

・紙の申請書、面談票、調査票等の入力に多くの時間がかかっている

・紙帳票をデータ化したいが、何から始めればよいか分からない

・AI-OCRツールを検討しているが、手書き文字の読み取り精度に不安がある

・汎用ツールでは、自大学独自の入力ルールや業務フローに対応しきれない

・データ入力を外部委託したいが、精度や品質管理が心配

・入力業務を効率化・標準化したい

・紙をデータ化するだけでなく、その後システム等で活用したい

・目的に合ったツール選定や業務設計も含めて相談したい

・最初から大規模に始めるのではなく、まずトライアルで効果を確認したい

ハーモニープラスでは、現在の業務内容や課題を確認したうえで、トライアルによる業務整理から、

AI-OCRツール・入力支援ツールを活用したデータ化、その後の大学業務での活用までご相談いただけます。

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会社概要

会社名　　： ハーモニープラス株式会社

設立　　　： 2010年1月

代表取締役： 降旗 真寿幸

所在地　　： 東京都千代田区二番町7番地5 二番町平和ビル

事業内容　： EdTechソリューション事業、BPaaS事業

受賞歴　　： 総務省等後援 第15回ASPIC IoT・AI・クラウドアワード2021 経営改革貢献賞

URL　　　： https://www.harmony-plus.co.jp/

本件に関するお問い合わせ

ハーモニープラス株式会社 営業統括部門 マーケティングチーム

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