サントリーグループ約2万人規模の社内イベントの受付を『イーベ！®』導入で効率化｜郵送コストと工数を大幅削減

セミナー・イベント管理システム「イーベ！®」を提供する株式会社フラッグシステム（本社：福岡県福岡市、代表取締役社長：幡司恭平）は、サントリーグループが開催する全社イベント「サントリーソフトバレーボール大会」での活用事例を公開しました。

本記事では、全国8会場・約2万人が参加する大規模な社内イベントにおいて、従来のリストバンド・抽選券の事前郵送を廃止し、QRコードによる受付へと運用を変更。準備工数や郵送コストを大幅に削減した取り組みについて紹介しています。

事例記事【事例｜サントリーグループ全国8会場・約2万人規模の社内イベント｜事前郵送廃止で大幅なコスト＆工数削減を実現】：https://now.event-form.jp/blog/suntory2026

背景｜約2万人規模の発送作業と事務局の負荷

「サントリーソフトバレーボール大会」は、サントリーグループの一体感醸成と従業員・ご家族のエンゲージメント向上を目的に、毎年全国8エリア（北海道、東北、関信・首都圏、東海北陸、近畿、中四国、九州、沖縄）で開催されている社内イベントです。大会テーマは「ONE SUNTORY One Family」。

これまでは、フォームで受け付けた参加者情報をもとに、リストバンドや抽選券を事前に郵送する運用を行っていました。しかし、約2万人規模の運営においては、

リストバンド・抽選券の梱包や郵送にかかる手間とコスト

当日の受付・来場者数把握における手作業の負担

配布物の管理や、関係者以外の入場を防ぐためのセキュリティ対策

といった課題があったといいます。

運用方法｜事前郵送を廃止し、QRコード受付へ

今回は「イーベ！®」を使って会場ごとに専用の申込フォームを作成し、参加者を募集。申込完了後に受付用QRコードをメールで送付し、当日は専用の「イーベ！受付リーダーアプリ」でQRコードを読み取る運用へと刷新されました。

導入効果｜受付業務の効率化と運営負担を軽減

工数・コストの大幅削減 発送作業がなくなり、人件費・送料などのコストと工数を大きく削減。「届かない・紛失した」という参加者からの問い合わせ対応も解消されました。

来場者数をリアルタイムに把握 当日の受付状況を運営側がリアルタイムで確認でき、スムーズな会場運営を実現しました。

不正入場対策との両立 当日はフォームからの新規申込・QRコード発行を行わない運用により、想定外の入場を防止しました。

参加者からも好評

アンケートでは「大会が進化している」との声も寄せられました。

会場規模に応じて受付スタッフ数を最適化するなど、8会場を通じて得た運営ノウハウも事例記事内で紹介しています。

今後の展望｜さらなる参加者満足度と運営効率化へ

サントリーグループ ご担当者様より

今後もサントリーグループ全体の一体感醸成と、国内の全従業員およびその家族のエンゲージメント向上を目指し、大会を運営していきたいと思います。参加者の満足度向上と、運営側のコスト削減を合わせて実現できるよう、新たな取り組みを継続していきたいと考えています。

「イーベ！®」とは

「イーベ！®」は、セミナーやイベントの告知・参加申し込みから、QRコードを活用した当日の入退場管理、開催後のアフターフォローまでを一元管理できるBtoB向けのクラウド型ツールです。

参加者がアカウント登録なしで利用できることにより、フォームからの離脱を防ぎながらスムーズな申込体験を提供します。リマインダーメールやSMS配信機能など、主催者と参加者の継続的なつながりを支援する機能も備えています。

イーベ！HP : https://www.event-form.jp/

「イーベ！®」デザイン

株式会社フラッグシステム 会社概要

所在地　　　： 〒810-0022　福岡県福岡市中央区薬院3丁目16-27 ビジネス・ワン薬院ビル6F

ウェブサイト： https://www.flagsystem.co.jp

設立　　　　： 2010年9月16日

代表者　　　： 代表取締役社長　幡司 恭平

事業内容　　：SaaS事業の展開

主要サービス

・「イーベ！®」 https://www.event-form.jp/

お問い合わせ先

株式会社フラッグシステム

担当：島本 広報：坂田

電話：092-525-7111 E-mail：e-ve@flagsystem.co.jp お問い合わせフォーム：https://www.flagsystem.co.jp/contact

※ QRコードは株式会社デンソーウェーブの登録商標です