LegalTech株式會社(東京都港區,代表取締役社長:平井 智之)宣布,針對已導入LegalTech VDR的企業,正式提供符合食品、化粧品產業IPO準備需求的「IPO準備資料共享工作流程」。

此工作流程旨在協助食品、化粧品企業在IPO(首次公開發行)準備過程中,針對品質管理資料、藥事相關資料、智慧財產權資料、財務資料、內部統制資料等各式機密資訊,能根據主辦承銷商、簽證會計師事務所、法律事務所及公司內部各部門等相關人員,進行適當的分類、揭露與管理。其目標是支援企業在上櫃審查過程中,克服資料管理繁瑣及資訊控管的難題。

背景

食品、化粧品企業IPO準備階段,跨部門資料管理成一大挑戰

當食品、化粧品企業尋求IPO時,除了財務與法務面的整備外,產業特有的資料管理挑戰也隨之浮現。

食品、化粧品產業對於產品安全與品質的法規遵循要求嚴格,必須備妥符合《食品衛生法》及《藥事法》(藥品、醫療器材及化粧品之品質、製造及標示管理法)的各項資料。在上櫃審查中,證明這些法規遵循情況的資料將成為審查對象,因此需要跨品質保證部門、藥事部門、研發部門、法務部門及財務部門,彙整並整理這些部門所持有的資料。

然而,各部門常以各自獨立的方式管理資料,導致資料的存放位置容易分散。此外,由於外部相關人員眾多,包括主辦承銷商的承銷審查、簽證會計師事務所的財務審計、律師的法務審閱等,因此,針對不同對象、在不同階段揭露哪些資料的管理變得相當複雜。

再者,IPO準備通常是一個長達1至3年的長期過程,期間資料會不斷更新與替換。若版本管理不夠完善,審查人員便可能參閱到舊版資料,或誤將不應揭露的資訊分享出去。此外,從事後責任追究的角度來看,在上櫃審查中管理「何時、向誰、揭露了哪些資料」的軌跡,也至關重要。

「IPO準備資料共享工作流程」主要內容

項目

內容

資料分類

分為品質管理、藥事、法規遵循、研發、智慧財產權、財務、稅務、契約、人事、勞務、內部統制等類別

揭露階段管理

依據上櫃準備初期、預備審查、正式審查、申請前等不同審查階段進行管理

權限設定

針對主辦承銷商、簽證會計師事務所、律師、公司內部人員設定不同的閱覽範圍

閱覽範圍管理

以資料夾或單一資料為單位控制揭露對象,維持部門間資訊的獨立性

閱覽紀錄確認

確認重要資料的閱覽狀況與存取紀錄,作為軌跡管理

問答管理

將審查人員的提問與回答,與相關資料連結並記錄管理

替換、版本管理

管理更新資料、修正版、追加揭露資料,支援最新版的一元化管理

狀態管理

視覺化呈現資料提交狀況與審查應對狀況,支援進度管理

主要適用資料

分類

資料範例

品質保證資料

品質管理規章、製造流程管理資料、品質試驗紀錄、客訴處理紀錄

藥事、法規遵循資料

藥事法相關申報資料、食品衛生法對應資料、成分、原料安全性資料

研發資料

產品開發紀錄、配方設計資料、安全性試驗數據、有效性評估資料

智慧財產權資料

專利、商標、設計註冊資料、品牌權利關係資料、授權契約書

財務、稅務資料

財務報表、事業計畫、資金流量表、稅務申報資料

契約資料

委託製造契約、OEM契約、經銷商契約、基本交易契約

人事、勞務資料

組織圖、工作規則、董事酬勞相關資料、勞務管理資料

內部統制資料

內部統制建置狀況資料、風險管理規章、合規相關資料

預期使用場景

向主辦承銷商揭露審查資料:依據承銷審查進度,分階段揭露財務、法務、品質管理等資料的場合

與簽證會計師事務所進行財務審計:在年度審計、季度審閱中,向審計人員提供財務、內部統制資料的場合

律師進行法務盡職調查:向法律事務所揭露契約書、智慧財產權資料、訴訟風險相關資料的場合

藥事、品質資料審查對應:向審查人員適當範圍內提供藥事法、食品衛生法相關資料的場合

公司內部各部門間資料蒐集、彙整:跨部門蒐集、整理品質保證、研發、法務、財務部門所持有資料的場合

回應上櫃審查中的追加提問:針對審查人員的提問,記錄並管理附有佐證資料的回答的場合

資料更新、替換管理:在審查期間內,進行資料修正、追加揭露並管理版本的場合

LegalTech VDR提供的支援

可利用LegalTech株式會社提供的M&A平台「LegalTech VDR」作為本工作流程的營運支援平台。

LegalTech VDR具備細緻設定閱覽權限、自動記錄閱覽日誌、管理資料新增與替換、記錄問答應對等功能,用於與外部人員共享機密資料,並作為支援IPO準備中多層次資訊揭露管理實務流程的基礎。

在涉及主辦承銷商、簽證會計師事務所、律師等多方外部人員參與的IPO準備過程中,可作為持續管理「向誰、何時、揭露了哪些資料」軌跡的環境加以運用。

產品頁面:https://www.vdrs.jp 諮詢:https://form.legaltech.co.jp/aos/legaltechvdr/input/

未來發展

LegalTech株式會社計畫以食品、化粧品產業的IPO準備工作流程為開端,逐步擴充適用於醫療器材、製藥、生技、半導體、化學材料、不動產、建設、金融、基金等產業別、用途別的工作流程及範本。並將整備支援企業活動中多樣化實務場景的支援項目,如M&A・盡職調查、資金籌措、審計、內部統制、共同研究、共同開發、授權談判、訴訟、紛爭對應等,以期提升企業在資料管理、資訊共享及決策方面的能力。

公司概要

公司名稱:LegalTech株式會社 設立:2021年3月 資本額:3億7,900萬日圓(含資本公積) 代表取締役社長:平井 智之 所在地:東京都港區虎之門5-13-1 虎之門40MT大樓4F

網址:https://www.legaltech.co.jp/ 事業概要:開發並提供專利AI平台「MyTokkyo.Ai」、AI數據平台「IPGenius」、M&A平台「LegalTech VDR」

FACT BOX · 重點整理

  • 來源:PR TIMES
  • 分類:製品リリース
  • 相關組織:MyTokkyo.Ai / IPGenius