支援北海道新聞社實現費用報銷DX

株式會社Needs Well (總公司:東京都千代田區，代表取締役社長 松岡 元) ,協助株式會社北海道新聞社(總公司:北海道札幌市，代表取締役社長 堀井 友二，以下稱「北海道新聞社」)導入株式會社Concur (總公司:東京都千代田區，代表取締役社長 橋本 祥生，以下稱「Concur」) 所提供的出差、費用管理雲端服務SAP® Concur®以及自動登錄發票解決方案Invoice PA,以推動費用報銷、發票管理業務的數位轉型(DX)。透過業務流程的數位化，申請內容、核准狀況、費用數據的可視化得以推進，除了提升業務透明度，也達成了業務效率化與內部統制強化的雙重目標。

1. 導入背景

北海道新聞社是一家以新聞發行為核心，開展資訊傳播事業的企業。公司員工人數超過1,000名，由後勤部門支援編輯、製作、營運等各項業務。

在費用報銷業務方面，過去採用紙本工作流程，從申請、核准到會計處理的整個流程，對現場及會計部門都造成了相當大的負擔。特別是，由於傳票及輸入內容的確認、輸入錯誤的修正等手動作業，導致工時增加，成為一大課題。

基於此背景，該公司為兼顧費用報銷業務的效率化與內部統制的強化，著手檢討整個業務流程，並決定透過導入系統來推動數位化。

2. 導入的決定因素

北海道新聞社的會計負責人平間先生表示，決定導入SAP Concur及Invoice PA的關鍵，在於其能直接減輕業務負擔的功能，以及能夠安心運營的支援體系。

過去，現場在判斷輸入內容及費用項目時常有困難，導致會計部門的審核工時增加，但透過規則設定，能在輸入階段提供輔助與控管，預期能減輕現場與會計部門雙方的作業負擔並減少審核工時。

此外，透過Invoice PA將AI-OCR辨識的發票數據自動登錄至SAP Concur,可省去手動輸入的麻煩，預期能提高繁忙時期發票處理的效率並促進數位化。

更重要的是，由於該系統將廣泛應用於公司各部門、各職種，導入後的穩定使用也是重要考量。本公司完善的持續支援體系，也成為導入的助力。

3. 導入效果

伴隨系統導入，公司開始使用公司信用卡，並將過去由庶務部門負責的費用報銷傳票製作，轉變為由現場員工自行製作的運營模式。這不僅消除了庶務部門的業務集中問題，也讓各員工能直接輸入報銷內容。

結果，過去由庶務部門進行的確認往返溝通得以減少，從申請到核准的處理時間也縮短，整體業務流程的效率化得以實現。

此外，許多紙本工作流程轉為數位化後，整體業務的可視化與效率化得以推進，並產生了以下效果:

▪ 減少歸檔與保管業務

▪ 減少倉庫保管及一年一次的廢棄作業

▪ 減少紙張與印刷成本

4. 現場的變化

在費用報銷業務方面，系統導入後，申請內容可在瀏覽器畫面上確認，核准作業也變得更有效率。

同時，透過運用審計規則及AI-OCR自動輸入，減少了輸入與確認的工夫，建構了一個讓各員工能輕鬆處理過去依賴庶務部門的作業環境。

現場也傳來「申請作業流程變得更順暢」的聲音，員工們實際感受到了申請、核准業務的便利性提升。

5. 未來展望

北海道新聞社的目標不僅止於費用報銷業務的效率化，更希望透過數據活用來提升會計功能的層次，並強化提供有助於經營判斷的資訊。此次系統導入，被視為是為實現業務數據的可視化、活用所建構基礎的第一步。

本公司今後也將持續透過運營穩定化、功能深化應用，以及AI活用與持續的業務改善支援，協助貴公司進一步提升會計業務層次，並朝向企業價值向上努力。

6. 公司概要

【公司概要】

公司名稱:株式會社Needs Well

所在地:東京都千代田區紀尾井町4-1 New Otani Garden Court 13樓

代表者:代表取締役社長 松岡 元

設立:1986年10月

URL: https://www.needswell.com/

事業內容:軟體開發、運營、維護，解決方案產品開發、銷售、運營、維護，相關技術、解決方案的研究開發(AI驅動開發等)

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