メールの背景と目的をAIと考え考える習慣づくりの図解実践ガイドを無料公開

980社・33.8万人の働く人のデータを基盤に、組織行動科学®の研究・教育開発を行うリクエスト株式会社（本社：東京都新宿区、代表取締役：甲畑智康）は、図解実践ガイド『AIで進めた仕事を次の判断経験につなぐ』をPDFで無料公開しました。

メールに書かれた言葉から相手の背景と目的を想定し、その想定をAIと広げ、必要な点を確かめて返信する。相手の反応と照らす過程を一件ずつ重ね、考える習慣づくりに取り組むための資料です。

ガイド全文のPDFを無料ダウンロード

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メールへの返事を書く前に背景と目的を考える

メールに書かれた依頼へ、そのまま返事をする。

AIを使って、その返事を丁寧な文面に整える。

本ガイドが出発点に置くのは、こうした場面で「相手は何のために、このメールを送っているのか」と考えることです。

打合せを依頼するメールの架空例には、次の言葉が書かれています。

「翌日の社内会議に間に合わせたいので、導入までの段取りを確認したいです。」

この言葉から、「日程と担当を社内で相談する材料が必要なのでは」と想定します。さらにAIと別の可能性を出し、確かめる点を選びます。想定が浮かばない場合は、気になった言葉と分からない点から始められます。

文面を手がかりに想定し、確かめた結果から見直す過程を、次の一件でも繰り返します。

AIで想定を広げ必要な事実を確かめる

ガイドには、本人の想定をAIと広げるための入力例を掲載しています。

先方は「翌日の社内会議に間に合わせたいので、導入までの段取りを確認したい」と書いています。目的は「日程と担当の相談」と想定しました。別の背景・目的を2つ、文面の根拠、未確認の点、確かめ方とともに示してください。候補は事実と分けてください。

AIが示す背景・目的は、確かめるための候補として扱います。本人が文面の根拠を比べ、過去のメールや関係者への確認によって、返信で伝える内容を決めます。実務情報の入力は、所属先の規程と利用環境に従います。

確認した内容を返信メールに反映する

架空例では、過去のメールから、先方の社内会議で日程と担当を相談することを確認。社内参加者の予定も確かめ、希望の14時は対応できず、15時30分〜16時なら参加・準備が可能と分かりました。

返信では、日時の候補に加え、打合せで扱う内容を伝えます。

「翌日の社内会議でご相談いただけるよう、打合せでは導入までの日程と担当を整理できればと考えております。」

PDFには、候補日時、確認したい点、参加用URLの案内時点を伝える返信メールの全文を収録しています。

分かったこととまだ分からないことを分ける

相手からの返信でも確認できたのは、「社内会議で日程と役割を相談する」という目的です。最初に想定した「導入の段取りが社内でまだそろっていない」という背景までは分かりません。確認できた範囲と未確認の点を分けて残します。

次のメールでも自分から背景と目的を考える

次に扱うのは、「10月7日着で間に合いますか。9時から工事です」という納期確認のメールです。担当者は「工事開始前に受け取りたいのでは」と想定し、相手に必要な時刻を確認します。

「9時から工事」という言葉から、相手が必要としている条件を考えます。

この例では、午前9時前の受け取りが必要でした。「10月7日着予定」だけで十分かを考え、在庫・出荷可否・到着時刻を担当者と確かめます。未確認の到着時刻を約束せず、分かっていることと確認中のことを分けて伝えます。

前のメールで上司に問われて考えたことを、次の一件では自分から考え始められたか。AIや上司の支援を受けた部分も記録し、次に任せる仕事と必要な支援を相談します。メールを読むたびに、この過程を繰り返すことを提案しています。

一件のメールから使える記入シートを収録

PDFには、書き方の例と、印刷して使える3枚の記入シートを収録しています。最近のメールを一件選び、必要な欄から短く記入できます。

作る前：今回の使い道、文面の手がかり、背景・目的の想定を残す

確認して渡した後：確かめた事実、AIや上司の支援、相手の返信と照らした結果を残す

次の一件：今回、自分から考えたことと、次も必要な支援を残す

メールを作成する担当者、上司や先輩、人材育成・AI活用推進の担当者が、同じ一件の仕事を見ながら話す材料として活用できます。

公開資料

書名：AIで進めた仕事を次の判断経験につなぐ 副題：メールの背景と目的をAIと考え 一件ずつ 考える習慣を育てる 収録内容：図解9点、返信メール全文、AIへの入力例、記入例、記入シート3枚 形式：PDF　料金：無料 発行：リクエスト株式会社 組織行動科学®

ガイド全文のPDFを無料ダウンロード

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まずは、次に返信するメールを一件選び、「相手は何のために、これを聞いているのか」を考えるところからご活用ください。

リクエスト株式会社について

リクエスト株式会社は、「より善くを目的に」を掲げ、組織行動科学®を基盤に、組織で働く成人の研究と教育開発を行っています。働く人、その人が取り組む仕事、周囲の支援や組織の条件を捉え、仕事の改善につなぐ研究と実践支援に取り組んでいます。

会社名：リクエスト株式会社

代表者：代表取締役 甲畑 智康（こうばた ともやす）

所在地：〒160-0022 東京都新宿区新宿3丁目4番8号 京王フレンテ新宿3丁目4F

事業内容：組織で働く成人の研究・教育開発、組織行動科学®を基盤とした実践支援

公式サイト：https://requestgroup.jp/

会社概要：https://requestgroup.jp/corporateprofile

本件に関するお問い合わせ

リクエスト株式会社

メール：request@requestgroup.jp

お問い合わせ：https://requestgroup.jp/request

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