過半企業曾外包總務業務；雖委外比例仍低於三成，約七成表示「思考型業務」時間增加

發行日本唯一總務專門誌《月刊總務》的株式會社月刊總務（總部位於東京都千代田區，代表董事：薄井浩子），針對全國總務負責人進行「總務業務外包與BPO相關調查」，共獲得132名受訪者回應。

【調查結果概要】

・47.0%企業曾將部分總務業務外包，與無外包經驗的48.5%企業比例相近

・委外項目以「薪資與考勤管理」最多；未來期待「系統運作」與「業務改善、流程設計」

・六成外包合作方僅執行指定任務，共同進行流程設計仍屬少數

・外包主要目的為「減輕業務負擔」，遠高於其他選項

・約七成企業表示，外包後「思考型業務」的時間增加

・導入外包的三大挑戰：第一「業務整理不足」、第二「共識形成不足」、第三「溝通困難」

・約六成總務人員使用AI與SaaS，但對委外模式「未有明顯改變」

※BPO（Business Process Outsourcing）：企業將部分或整體業務流程，包含企劃、運作與改善，委由外部執行。不僅是單純的業務代理，也包含流程設計與運作優化。

※外包（Outsourcing）：泛指企業將部分業務委由外部執行的總稱，範圍涵蓋特定任務代理至整體流程委託，BPO即為其中一種類型。

【調查結果詳情】

◼️僅約兩成總務人員「充分理解」BPO，認知普及仍處初期階段

針對「BPO（商業流程外包）」一詞的理解程度進行調查，僅約兩成受訪者表示「充分理解」。雖多數人掌握BPO概念輪廓，但能深入理解其具體內涵的總務人員仍屬少數。

◼️47.0%企業曾外包總務業務，48.5%則無相關經驗

針對目前是否將總務業務部分外包進行調查，47.0%企業表示曾以某種形式進行外包，而48.5%則回答「未曾外包」（n=132）。

◼️委外比例以「10%至30%」最多（51.6%），全面活用尚待發展

針對目前有進行外包（含BPO）的企業，進一步詢問總務業務中外包的比例，「10%至30%」以51.6%居冠（n=62／目前有外包企業）。即使已有外包行為，多數企業仍僅限於部分業務，將大多數總務工作委外的企業極為少見。

低於10%：38.7%

10%至30%：51.6%

30%至50%：8.1%

50%以上：1.6%

◼️「薪資與考勤管理」為最常外包項目；未來期待「系統運作」與「流程改善」

針對目前外包的業務項目進行調查，「薪資與考勤管理」以54.8%最高，其次為「系統運作、IT支援」32.3%、「接待、設施管理」29.0%（n=62／目前有外包企業）。

另一方面，針對未來有意推動外包的企業，詢問其希望委外的業務，「系統運作、IT支援」以36.7%居首，「業務改善、流程設計」35.6%，「AI・SaaS導入與運作支援」33.3%緊隨其後（n=90／未來有意推動外包企業）。

目前外包項目以「薪資與考勤管理」等例行性業務為主，但未來意向顯示，企業對「系統運作」、「業務改善」、「AI・SaaS應用支援」等專業性更高領域的期待上升，顯示總務部門對外包角色的期待，正從單純作業代理轉向功能擴展。

◼️六成外包合作方僅執行「指定任務」，共同設計流程仍屬少數

針對目前有外包（含BPO）的企業，詢問委外方在總務業務中的參與程度，「僅執行指定任務」佔59.7%最高，「偶爾接受改善建議」佔24.2%，「共同進行業務設計與運作優化」僅16.1%（n=62／目前有外包企業）。

多數外包合作方仍侷限於執行指定範圍內的任務，能與企業建立策略夥伴關係、深入參與流程設計的案例仍屬少數。

◼️外包主要目的為「減輕業務負擔」，高達71.0%

針對外包主要目的進行調查，「減輕業務負擔」以71.0%居首，其次為「補足人力不足」59.7%、「提升業務品質」40.3%（n=62／目前有外包企業）。

以「降低成本」為目的的比例僅33.9%，顯示企業多將外包視為彌補內部資源不足的手段，而非單純的價格考量。

◼️選擇外包合作方時，「實績與可信度」為首要考量（75.8%）

針對選擇外包合作方時重視的條件進行調查，「實績與可信度」以75.8%最高，其次為「業務知識與專業性」46.8%、「價格低廉」與「彈性應變能力」同為37.1%（n=62／目前有外包企業）。目前企業對合作方的要求，仍多限於任務執行，少有企業期待其提出改善建議。

◼️約七成表示，外包後「思考型業務」的時間增加

針對外包是否增加企劃、改善等「思考型業務」的可運用時間進行調查，「明顯增加」與「略有增加」合計約七成受訪者表示時間增加（n=62／目前有外包企業）。

◼️外包導入挑戰：第一「業務整理不足」（35.3%）、第二「共識形成不足」（29.4%）、第三「溝通困難」（27.9%）

針對目前或過去曾有外包經驗的企業，詢問導入過程中遇到的困難或挑戰，「導入前業務整理不充分」以35.3%最多，「內部理解與共識不足」29.4%、「溝通困難」27.9%緊隨其後（n=68／有外包經驗企業）。顯示在選擇合作方之前，企業內部的業務梳理與共識建立已成主要障礙。

僅7.4%表示「無任何挑戰」，多數企業在導入過程中皆曾遭遇困難。特別是「業務整理」與「共識形成」等委外前的準備階段，企業普遍感到挑戰，顯示成功委外的關鍵不在後續管理，而在於企業內部的前置準備。

◼️約六成總務人員「使用」AI與SaaS