將初次回應時間從 3 小時縮短至 15 分鐘！Visions Inc. 透過「Re:lation」打破業務依賴特定個人的瓶頸

多元業務與「不可見」的處理狀態挑戰 Visions Inc.（以下簡稱 Visions）業務範圍廣泛，包含住宅設備工程等多元領域，此前使用其他郵件管理工具處理客戶諮詢。當時採取的是人員主動申報負責案件的方式，並透過另外的聊天工具進行管理，導致頻繁發生因未申報而產生的遺漏回覆或重複回覆風險。

此外，在新進員工培訓方面，指導者必須親自走到新人的座位旁確認郵件文案，這種傳統方式導致培訓成本增加且回應速度停滯不前。

透過「Re:lation」導入的解決方案 針對這些問題，該公司導入了溝通平台「Re:lation」，並特別活用了以下功能：

- **活用核准依頼功能**：主管可直接在系統上審核並修改新進員工撰寫的郵件文案。消除了物理移動的需求，建立了在線完成的高效培訓體系。 - **透過狀態管理實現視覺化**：將「未對應」、「處理中」、「對應完畢」等進度狀態與全團隊共享。切換至共用郵件地址運用後，即便負責人員不在崗或離職，其他員工也能透過參考歷史紀錄即時代為處理。

導入成效：回應時間縮短至原來的 1/10 以下 導入後，公司獲得了以下具體成果：

1. **初次回應速度的劇烈提升**：此前需要 2 至 3 小時的初次回應時間，大幅縮短至 10 至 15 分鐘左右。 2. **消除遺漏與重複回覆**：透過狀態管理與註解功能，遺漏回覆率降為零。 3. **全公司範圍的數位轉型 (DX) 推動**：以在 BtoC 業務取得成功為契機，目前已擴大應用至人力資源、公關、法人銷售等多個部門。

Visions 電氣事業部部長佐澤先生表示：「導入 Re:lation 後，遺漏回覆變為零，且從報告製作到發送均可在系統內完成，工時大幅縮減。透過視覺化確認回應時間，員工間的相互支援更加順暢，整個組織的意識也產生了很大改變。」